TIETOSUOJASELOSTE
– yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §
Pvm: päivitetty 16.9.2020
1. Rekisterinpitäjä Nimi
Harjulan Setlementti ry / Kierrätyskeskus Patina
Yhteystiedot
Harjulan Setlementti ry
Harjukatu 7
15150 Lahti
2. Rekisteriasioista vastaava
henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Ensio Sipilä, yksikön päällikkö
Yhteystiedot (osoite, puhelin)
Harjulan Setlementti ry / kierrätyskeskus Patina
Katsastajankatu 14
15800 Lahti
050 5020628
3. Rekisterin nimi
Yritysasiakkaiden asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn
tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Kierrätyskeskus Patina järjestää työhönvalmennusta sekä muuta työllistymistä tukevaa toimintaa. Työhönvalmennuspalveluiden tavoitteena on järjestää pitkään työttömänä olleiden työkokeiluita ja palkkatukityöllistämistä.
Valmennuksen tukena ja mahdollistajana valmistamme erilaisia tuotteita ja tuotamme palveluita yrityksille ja yhteisöille.
Rekisterin käyttötarkoituksena on tuotteiden ja palveluiden markkinoinnin, myynnin, valmistamisen ja lähettämisen mahdollistaminen.
Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin.
5. Google Inc. Analytics
Verkkosivulla on käytössä Google Inc. Analytics . Tämä palvelu voi lähettää evästeitä Google Inc.:ltä tai kolmansilta osapuolilta ja selaimesi voi tallentaa ne. Googlen valtuuttamat kolmannet osapuolet voivat lukea nämä evästeet.
6. Rekisterin tietosisältö Sähköisesti tallennetut tiedot
Palvelimelle (verkkolevylle, sähköpostipalvelin,) tallennetut tiedot:
Yhteyshenkilön nimi, tehtävänimike, titteli, puhelin- ja matkapuhelinnumero ja sähköpostiosoiteosoite
Manuaalisesti tallennetut tiedot asiakaskansioihin tallennetut tiedot
Yhteyshenkilön nimi, tehtävänimike, titteli, puhelin- ja matkapuhelinnumero ja sähköpostiosoiteosoite
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ilmoittamien tietojen sekä palvelun toteuttamisen yhteydessä syntyvien tietojen perusteella.
Yhteyshenkilön nimi, tehtävänimike, puhelin- ja matkapuhelinnumero ja sähköpostiosoite voidaan saada yritystietojärjestelmästä tai yrityksen kotisivuilta.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan suostumuksella.
9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietojen luovutukseen Euroopan Unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Asiakirjoihin sisältyviä tietoja saavat ilman asiakkaan suostumusta käyttää tai muuten käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannostaasiakkaan asian käsittelyyn tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt.
Manuaalinen aineisto
Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti asiakohtaisiin kansioihin.
Sähköisesti tallennettu aineisto
Patinan laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu Harjulan Setlementti ry:n tietoturvasäännösten mukaisesti ja vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen.
Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä järjestelmäkohtaiset henkilökohtaiset käyttötunnukset. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.
11. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Henkilötietolain 26 §:n perusteella jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan minkälainen määräys hänelle on annettu.
Henkilötietolain 27 §:n mukaan tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille.
Asiakas voi pyytää itseään koskevat tiedot nähtäväkseen omalta yhteyshenkilöltään, jonka on annettava pyydetyt tiedot viivytyksettä asiakkaan tarkastettavaksi. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran kalenterivuodessa.
Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
12. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
Henkilötietolain 29 §:n mukaan rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.
Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä omalle yhteyshenkilölle. Pyynnössä tulee yksilöidä, mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain 13 §:n edellyttämällä tavalla. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu.
Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty.Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.